Порядок хранения первичных документов

По просьбе нашего читателя постараемся описанную тему от 14:34 | 15.06.2019 раскрыть ещё глубже, сегодня рассмотрим Порядок хранения первичных документов. Не будем разливать воду, а преступим рассмотрению этого вопроса.

Основное положение

Местом хранения первичной документации может быть отдельное помещение, сейф или шкаф. Например, для хранения бланков строгой отчетности должны использоваться сейфы, металлические шкафы или специальные помещения. Хранению в сейфах подлежат и документы, составляющие «коммерческую тайну».

При наличии возможности для хранения документации организуется архив, в который передаются документы бессрочного и долгосрочного хранения, остальные документы могут храниться в бухгалтерии до момента их уничтожения. Представители малого предпринимательства, как правило, лишенные возможности организации архива, хранят документы в бухгалтерии в специально оформленных папках.

Передача первичных документов в архив осуществляется после полного окончания бухгалтерской обработки, причем изначально из первичных документов формируют подшивки, которые подлежат текущему хранению в бухгалтерии и последующей передаче в установленные в организации сроки уже непосредственно в архив.

Такой способ хранения документации обеспечивает удобство доступа к ним при возникновении такой необходимости. Подшивка документов в папки осуществляется последовательно в соответствии с указанной в них нумерацией помесячно.

Обложка каждой папки должна содержать следующие сведения:

• наименование организации;
• название дела;
• порядковый номер дела;
• год и месяц;
• количество страниц в папке.

Передача первичных документов в архив оформляется актом.

Для оптимизации процесса хранения рекомендуется вести журнал архивных дел, включающий следующую информацию:

• дату принятия бухгалтерских документов на хранение;
• номер места хранения (полки, стеллажа, сейфа, шкафа);
• название и номер дела;
• год и месяц, за который составлены документы;
• количество страниц в деле;
• примечания.

Замечание 1

При этом документы могут изыматься соответствующими государственными органами, в частности, органами предварительного следствия, дознания, прокуратурой, судом, налоговыми органами при наличии оформленных в надлежащем виде постановлений. Главному бухгалтеру или иным должностным лицам организации предоставлено право снятия копий с изымаемых документов в присутствии и с разрешения представителей указанных органов. Однако на практике представители государственных органов зачастую игнорируют это право, что может привести к утрате документов.

Заключение

Конечно можно много говорить по теме Порядок хранения первичных документов, но основную суть мы изложили по этому вопросу. Если вам нужно дополнительная консультация, пожалуйста пишите ваши сообщения нам на почту. Все поступившие вопросы рассматриваются и не остаются без ответа.