Процедура восстановление первичных документов

По просьбе нашего читателя постараемся описанную тему от 07:20 | 18.07.2018 раскрыть ещё глубже, сегодня рассмотрим Процедура восстановление первичных документов. Не будем разливать воду, а преступим рассмотрению этого вопроса.

Основное положение

При восстановлении утраченной первичной документации процедуру целесообразно разделить на несколько этапов:

1. Создание комиссии, которая будет заниматься причинами утраты документов. Руководитель издает приказ о назначении данной комиссии. При необходимости в комиссию можно включить представителей следственных органов. Результатом работы данной комиссии является акт, в котором фиксируется причина утраты и документы, которые были утеряны. Перечень определяется по результатам инвентаризации в организации.

   Инвентаризация проводится в том числе если произошло стихийное происшествие, пожар или прочие бедствие. В случае, если данное происшествие произошло, необходимо это подтвердить соответствующими документами (документы противопожарной службы, органов внутренних дел и справкой коммунальщиков).

2. Необходимо подготовить дубликаты документов, которые были утрачены. Эта процедура возможна в случае, если утерянный документ был издан самой компанией (например акты премирования, акты, выполненных работ и пр.)

3. Запросить дубликат у контрагента. В случае, если были утеряны первичные документы, подтверждающие затраты (счет-фактуры, накладные и т.д), то первичные документы необходимо запросить повторно. При этом очень важно, чтобы контрагент правильно оформил копию документа, в противном случае он не будет являться подтверждение затрат при налогообложении.

4. Составление акта о невозможности восстановления первичного документа. В случае, если первичные документы невозможно восстановить, то ответственному сотруднику необходимо это зафиксировать в акте. При этом необходимо указать не только перечень документов, которые невозможно восстановить, но причину, по которой это невозможно сделать.

Пример 1

Бухгалтерский учет в обязательном порядке ведется на любом предприятии вне зависимости от его организационно-правовой формы и сферы деятельности, поэтому сохранность первичных документов является одной из форм, подтверждающая достоверность бухгалтерского учета организации.

Ведение бухгалтерского учета регламентируются законами, нормативными актами и положениями по бухгалтерскому учету, в том числе и формирование, и хранение первичных документов. Ответственность сохранность первичных документов несет ответственное лицо, согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете № 402 от 06.12.2011». В случае, если данные утеряны, то необходимо в обязательном порядке согласно регламенту, начать процедуру восстановления.

Заключение

Конечно можно много говорить по теме Процедура восстановление первичных документов, но основную суть мы изложили по этому вопросу. Если вам нужно дополнительная консультация, пожалуйста пишите ваши сообщения нам на почту. Все поступившие вопросы рассматриваются и не остаются без ответа.